گردش کار و مدیریت آن

گردش کار  و مدیریت آن، درموفقیت تجارت در فضای کسب و کار پر سرعت امروز بسیار مهم است. جهان به لطف فناوری تغییر چشمگیری کرده است.Uber ، یا Amazon را در نظر بگیرید. آنها خدمات معمولی را با ضربه زدن روی یک دکمه ارائه می دهند و همه چیز مانند ساعت کار می کند. بدون هیچگونه ایمیل یا تماس. هیچ ملاقات طولانی یا تلاش هماهنگی برای آشکارسازی جزئیات وجود ندارد. این هماهنگی به آن شرکت ها کمک می کند تا بیشتر بر رشد استراتژیک خود تمرکز کنند. مثلا چه تبلیغاتی را اجرا کنند. کدام بازارها را گسترش دهند و موارد این چنینی را رصد کنند.

آیا مشاغل ما نیز با سهولت و شفافیت مشابهی فعالیت می کنند؟

فرض کنیم شرکت شما قرار است به مشتری در مورد نحوه مطابقت محصول شما با نیازهای او توضیحاتی ارائه دهد. اما مشتری شما، زمان ملاقات را بهم ریخته و شما فرصت قرارداد شرکت را از دست خواهید داد. اکنون می خواهید اطمینان حاصل کنید که این اتفاق دیگر تکرار نمی شود. با همه امکاناتی که در اختیار داشتید مانند تیم های بازاریابی ، مهندسی و حقوقی ، و نرم افزارهای مربوط به اطلاع رسانی و نظایر آن. نمیتوانید دلیل مشکلات را پیدا کنید و در بهینه کردن فرآیندها موثر عمل کنید.

فرآیندهای تکراری در کسب و کارها

حجم قابل توجهی از کارهایی که در هر سازمانی اتفاق می افتد شامل دنبال کردن مراحل متوالی است. تأیید اسناد ، استقرار مشتریان و مدیریت خریدها و حسابهای دریافتنی تنها بخش کوچکی ار این مراحل است. تیم های ایجاد شدهه که با ابزارهای متعدد کار می کنند در مراحل مختلف این فرآیندها شرکت دارند و نتیجه نهایی سیلوهای سازمانی ( واحدهای مجزایی که با یکدیگر صحبت نمی کنند ) و هرج و مرج است.

بهبود در خودکارسازی فرآیندها

خودکارسازی فرآیند ها در مشاغل معمول تجاری و روشهای استاندارد عملیاتی به ساده سازی عملیات روزمره شما ، بهبود زمان برگشت و افزایش دید، در تنگناهای یک فرآیند کمک می کند. این کار به رهایی کارکنان از “شلوغ کاری” کمک می کند و در عوض به آنها اجازه می دهد تمرکز بیشتری بر روی کار معنادار و رشد استراتژیک داشته باشند. و می تواند ادامه دادن نمایش شما را بسیار ساده تر کند. حتی اگر همه کارمندان شما نتوانند از نظر فیزیکی در یک محیط کاری مشترک حضور داشته باشند.

نکات مهم برای ایجاد یک روند گردش کار کارآمد برای تیم شما

گردش کار نامناسب فقط منجر به نتایج غیر موثر می شود. از سوی دیگر ، یک مورد خوب ، ثبات و پاسخ سریعتر به درخواست ها را تضمین می کند. در زیر چند نکته ضروری برای ایجاد گردش کار کارآمد که می تواند برای شما مفید باشد آورده شده است. این قوانین سخت و غیر قابل انعطاف نیستند و می توانند متناسب با نیازهای تجاری شما اصلاح شوند.

مرزها را مشخص کنید

نقاط شروع و پایان فرآیند انتخابی را مشخص کنید. به عنوان مثال، درخواست های سفر مشتری هنگامی شروع می شود که یک کارمند درخواست سفر می کند و با اتمام سفر، درخواست پایان می یابد و هزینه ها محاسبه می شود.

درک روشهای مختلف شروع یک فرآیند و تحویل آن بسیار مهم است

فرآیندهای موجود را تجزیه کنید

هنگامی که مرزها را مشخص کردید ، روی تجزیه فرآیند به مراحل مشخص، کار کنید. دریابید که در هر مرحله باید چه کار کرد و برای انجام این فعالیتها چه اطلاعاتی لازم است.

آیا بخش خرید باید منتظر بماند تا تیم مالی هزینه هایی را که از مقدار معینی عبور می کند تائید کند؟ آیا هنگام پرداخت هزینه مشتری به ابزار پرداخت، به شما اطلاع داده می شود؟ با تیم های درگیر بحث کنید فرآیند را شبیه سازی کنید و بفهمید که روند در حال حاضر چگونه اتفاق می افتد.

جریانهای فرعی ، موازی و حلقه ها را مشخص کنید

آماده سازی تبلیغات بازاریابی بیشتر یک فرآیند خطی است. و احتمالاً با مبادلات رفت و برگشت در مرحله بازبینی تکمیل میشود. در همین حال، تنظیم حساب ها، تأیید سوابق و ارائه تجهیزات همه به صورت موازی توسط چندین تیم در هنگام کار با کارمند مربوطه انجام می شود.

جریان کاری جداگانه

به طور مشابه ، مواردی وجود دارد که یک مرحله خاص می تواند یک جریان کاری جداگانه را برای خود تضمین کند. به عنوان مثال ، بررسی یک تأمین کننده هنگام توجه به درخواست خرید ممکن است خود یک جریان کاری کوچک باشد. بررسی کنید که آیا چنین حلقه ها و جریانهای فرعی در کار وجود دارد یا خیر.

تعیین کنید که آیا یک کار خاص باید قبل از حرکت به کار بعدی به پایان برسد یا اینکه برخی کارها را می توان به طور همزمان انجام داد. در هنگام ایجاد گردش کار، همه یافته های خود را وارد کنید.

شکاف ها ، اشکالات و افزونگی ها را شناسایی کنید

در حالی که کارایی خود را در گردش کار افزایش می دهید، از بین بردن ضایعات بسیار مهم است. بنابراین هنگامی که جریان کار فعلی خود را روی کاغذ نوشتید ، مشخص کنید مشکلات کجاست. بهترین راه برای انجام این کار ، تصویر سازی همگام و مشابه با ذینفعان و درک روند از دیدگاه آنها است.

گرفتن اطلاعات از تجربیات کارمندان

کارمندانی که کار خود را انجام می دهند می توانند توضیح دهند که کدام قسمت از فرآیند برای آنها دردسر ساز است. آنها احتمالاً در بدست آوردن اطلاعات مناسب در مواقع نیاز مشکل دارند یا می دانند در آینده چه باید بکنند. همچنین ممکن است برخی مراحل غیر ضروری وجود داشته باشد که هیچ ارزشی را اضافه نمی کند. به طور مشابه ، بحث با درخواست کنندگان و مدیریت می تواند به کشف جعبه سیاه مدل جریان کار فعلی شما کمک کند.

هنگام اصلاح گردش کار ، روی حل مشکلات کار کنید

تصویرسازی وشبیه سازی

یکی دیگر از مزایای چنین تصویر سازی این است که وقتی نسخه ای از گردش کار را اصلاح کرده اید ، رضایت کارکنان را می توان امری بدیهی دانست. با توجه به اینکه آنها مقدار زیادی از زمان خود را برای کمک به شکل گیری فرآیند سرمایه گذاری کرده اند ، تیم شما بیش از حد خوشحال خواهد شد که گردش کار را بهبود بخشد و همچنین دیگران را متقاعد کند که روشهای جدید کار را اتخاذ کنند.

در صورت امکان خودکارسازی کنید

چرا برای تأیید درخواست ها باید به مدیران اطلاع دهید؟ آیا می خواهید هر زمان که یک قرارداد جدید در CRM شما بسته می شود، به طور خودکار فرآیند ورود مشتری را شروع کنید؟ می توانید به صورت پویا وظایفی را به تیم ها اختصاص دهید؟ همیشه لازم نیست انسان ها مداخله کنند. بخشهایی از گردش کار را شناسایی کرده و آنها را خودکار کنید.

نقشها و مسئولیتها را مشخص کنید

هنگامی که مراحل فرآیند را مشخص کردید، به وضوح مشخص کنید که صاحب فرآیند کیست و چه کسی مسئول هر مرحله خواهد بود. به عنوان مثال ، در حالی که یک بازاریاب صاحب فرآیند انتشار تبلیغات و بازاریابی است ، چندین تیم از جمله طراحی ، انیمیشن و سرمقاله ممکن است مسئول مراحل فردی در گردش کار باشند.

تحلیل را بهبود دهید

بعد از اینکه به طور واضح همه آنچه را که گردش کار شما به دنبال دارد بیان کردید ، برای ارزیابی مجدد گروه بندی کنید. چه چیزی خوب کار می کند؟ آیا چیزی روند کار را کند می کند؟ آیا باید ترتیب مراحل را تغییر دهید؟ تغییرات لازم را اعمال کنید ، یکبار دیگر اجرا کرده و ارزیابی کنید.

انتخاب روش مناسب برای ایجاد گردش کار

هیچ روش درستی برای ایجاد گردش کار وجود ندارد و آنچه برای یک کسب و کار جواب می دهد ممکن است برای یک کسب و کار دیگر جواب ندهد. آنچه را که برای شما و تیم های شما مناسب است پیدا کنید ، به صورت دوره ای مرور کنید و اطمینان حاصل کنید که گردش کار شما مطابق با منافع شرکت شما است.

نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

مستندسازی گردش کار شما، تنها اولین قدم است و در بسیاری از شرکتها منجر به چاپ کتابهای کاغذی موثر می شود. در اینجا اتوماسیون می تواند بهترین دوست شما باشد. دیجیتالی کردن فرآیندهای روزمره شما با سیستم های مدیریت گردش کار، کاغذ را به صورت دیجیتالی جایگزین می کند و تضمین می کند که سازمانی بدون تأخیر را اداره می کنید.

وظیفه اصلی نرم افزار مدیریت گردش کار

نرم افزار مدیریت گردش کار به خودکارسازی گردش کارها کمک می کند. آنها را با رعایت اولویت و حساسیت در حسابرسی اجرا می کند و همچنین فرآیندها را برای نتایج بهتر بهینه می کند.

مراحل ، نقش ها و مسئولیت ها را دیجیتالی میکند

سیستم های مدیریت گردش کار می توانند به مدلسازی کلیه مراحل فرآیند به صورت آنلاین، همراه با افرادی که مسئول هر مرحله هستند ، و آنچه باید انجام دهند ، کمک کنند.

اتخاذ تصمیمات را راحت تر می کنند

بسته به اینکه مجوز مورد نیاز است یا خیر ، یک روند سفر مشتری می تواند به روش های مختلف جریان یابد. اگر مشتری شما چند هفته به تماس ها و ایمیل ها پاسخ ندهد، ممکن است فرآیند جذب مشتری بسته شود. سیستم های گردش کار چنین تصمیماتی را خودکار می کنند و درعین حال فضا را برای کارکنان برای قضاوت در صورت لزوم باز می گذارند.

خودکارسازی اقدامات

هنگامی که یک بازاریاب نوشتن محتوای خبرنامه را به پایان رساند، باید به تیم طراحی اطلاع داده شود. موجودی انبار باید پس از ارائه اطلاعات به واحد حسابداری و بلعکس به طور خودکار به روز شود. وظیفه ای که در مهلت مقرر باقی نمانده است و انجام شده است باید بسته شود. نرم افزار مدیریت گردش کار به خودکار شدن چنین اقداماتی کمک می کند.

توسعه پذیری زمینه ای

همه تیم های کاری با ابزارهای متعددی که در اختیار دارند برای به پایان رساندن کار، تلاش می کنند. سیستم های مدیریت گردش کار می توانند به متصل شدن به این برنامه های شخص ثالث کمک کنند تا داده ها را در مواقع مورد نیاز فشرده، استخراج و تحلیل کند.

تسهیل همکاری

ابزارهای مدیریت گردش کار اطمینان می دهد که هر کس در زمان های حیاتی به داده های مورد نیاز دسترسی دارد. نرم افزارهای مدیریت گردش کار، همچنین دارای ویژگی هایی برای محافظت از داده های محرمانه هستند.

بهینه سازی

آیا فرآیندی بیش از حد طول می کشد؟ آیا کار به دلیل گردش کار به تاخیر می افتد یا به دلیل تعلل افراد درگیر؟ سیستم های مدیریت گردش کار خوب دارای یک ماژول گزارش پویا هستند که به ایجاد گزارش های شخصی کمک می کند.

ملموس ترین مزایای سیستم های مدیریت گردش کار ، بهبود زمان چرخه فرآیندهای منظم و کاهش هزینه ها است

کاهش هزینه های عملیاتی

همه گردش کار شما بصورت آنلاین در سیستم های مدیریت گردش کار ترسیم شده است. تمام مراحل ، همراه با افرادی که مسئول هر مرحله هستند و باید چه کاری را انجام دهند. سیستم ها همچنین به خودکارسازی تصمیمات ، استثنائات ، اعلان ها و آن بخشهایی از فرآیند شما که نیازی به مداخله دستی ندارند ، کمک می کنند. مدیریت گردش کار به کاهش خطاهای انسانی ، کاهش زمان انجام عملیات روزمره و کاهش هزینه ها کمک می کند.

بهبود مسئولیت پذیری

سیستم های مدیریت گردش کار با اجازه دادن به شما برای تعیین وظایف مناسب به افراد مناسب ، پاسخگویی بهتر را تضمین می کند.

شفافیت بهتر

سیستم های مدیریت گردش کار به کارکنان شما کمک می کند تا بدانند دقیقاً چه کاری باید انجام دهند و این کارها را در چه زمانی بهتر است انجام دهند. تیم های شما می توانند در صورت نیاز به داده های مربوطه دسترسی داشته باشند. بنابراین از هرگونه مانع ارتباطی جلوگیری می کنند.

این سیستم های گردش کار به مشاغل اجازه می دهد تا دسترسی به داده ها را بر اساس نقش های هر فرد در سازمان کنترل کنند. بنابراین شفافیت بیشتری را تضمین می کنند. در عین حال امنیت و حریم خصوصی داده ها را نیز حفظ می کنند. آنها همچنین درخواست کنندگان را از وضعیت درخواست خود مطلع می کنند.

پایبندی به فرآیند را در مجموعه کاری خوداعمال کنید

با توجه به اینکه کل فرآیند به صورت آنلاین ترسیم شده است، رعایت اولویت های سیستم های مدیریت گردش کار، مهم است. امکان از دست دادن یک مرحله ، ارسال ایمیل به شخص اشتباه یا افشای اطلاعات محرمانه وجود ندارد. این سیستمها همچنین رد پای تاریخی همه فعالیتها را دارند ، بنابراین آمادگی حسابرسی را تضمین می کنند.

همکاری یکپارچه

با هشدارها و اعلان های فعال ، ابزارهای یکپارچه و گردش کار خودکار ، سیستم های مدیریت گردش کار به تیم های مختلف کمک می کند تا در یک پلتفرم واحد به طور موثرتری کار کنند. اطلاعات یک گردش کار بهینه نیز در نرم افزارهای مربوطه موجود است. بنابراین دسترسی به فرآیندهای در حال حرکت را امکان پذیر می کند.

فرآیندهای بهینه شده در چرخه های کاری مهم است

تجزیه و تحلیل گزارشات و نمودارها به شناسایی تنگناها ، ناهنجاری ها و همچنین زمینه هایی برای بهبود کمک می کند. تجزیه و تحلیل عمیق می تواند به درک اینکه آیا گردش کار نیاز به اصلاح دارد یا تیم های شما نیاز به آموزش بهتر دارند ، کمک کند. انجام اقدامات لازم می تواند منجر به عملکرد بهتر KPI ها شود.

مدیریت تغییر آسان

روندهای تجاری در حال تکامل است. ممکن است خط مشی ها تغییر کنند، شیوه های انطباق ممکن است تغییر کند. یا شاید مدیر جدیدی بخواهد چیز دیگری را امتحان کند. همچنین مهم است که به سرعت به فرصت ها و چالش های در حال تغییر بازار پاسخ دهیم.

سیستم های گردش کار انعطاف پذیر به مشاغل کمک می کند تا به راحتی روندهای تجاری در حال تغییر را در کسب و کار خود اعمال کنند و همچنین به درک تاثیر آنها بر سودآوری آنها کمک می کند. آموزش کارکنان در مورد روشهای جدید نیز بسیار ساده است زیرا تنها کاری که باید انجام دهند این است که از ابزار پیروی کنند.

جهان همانطور که می شناسیم در حال تغییر تمرکز بر نحوه کار ماست تا محل کار ما

حتی مستعد کار در خانه است

با اتخاذ روشهای جدید انجام کارها در منزل ( دور کاری )، که در همه گیری ویروس کرونا در جهان، اهمیت و توجه به آن بیش از پیش معلوم شد. نرم افزار مدیریت گردش کار می تواند قابلیتی باشد برای همکاری تیمی موثر، بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی افراد. این نوع مدیریت گردش کار به انجام وظایف کارمندان از راه دور به صورت ساختارمند کمک می کند. بنابراین بهره وری را با کاهش هزینه افزایش می دهد.

جمع بندی

با توجه به بازار فوق رقابتی امروز سرعت تغییرات غیر منتظره بسیار زیاد است. تیم های متخصص گروه های کاری مجزا دارند. ابزارها و سخت افزارها و نرم افزارهای متعدد در کسب و کارها وجود دارند. و یک استراتژی جامع مدیریت گردش کار برای اطمینان از تداوم کسب و کار مورد نیاز است. یک فرآیند کارآمد، خطاها را به حداقل می رساند. آن ها به حذف افزونگی ها و افزایش بهره وری کمک می کنند. یک نرم افزار مدیریت گردش کار خوب می تواند با سرعت ، مقیاس و انعطاف پذیری به این امر کمک کند.

این مقاله فقط برای افزایش آگاهی و راهنمایی های عمومی تهیه شده است و مشاوره کاری یا حرفه ای نیست. شما نباید به اطلاعات مندرج در این مقاله بدون کسب مشاوره تخصصی خاص عمل کنید. جهت انجام مشاوره با کارشناسان خبره تماس حاصل کنید و یا در صورت تمایل برای ارتباط با  کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس اینجا کلیک کنید.