چک لیست فناوری در مشاغل کوچک
چک لیست فناوری در مشاغل کوچک می تواند یک کسب و کار را از سردرگمی های مرسوم در این زمینه نجات دهد. بر اساس نظر سنجی هفته ملی مشاغل کوچک مایکروسافت ، 86 درصد از کسب و کارها معتقدند که فناوری برای موفقیت شرکت آنها مهم است و پاسخ سریع و آگاهانه را به مشتریان می دهد. با این حال ، در همان نظرسنجی تنها 30 درصداز کسب و کارها از یک نوع فناوری ابری استفاده می کنند.
هدف این است که مطمئن شویم مشاغل کوچک و صاحبان مشاغل می دانند چه فناوری هایی در اختیار مشاغل آنها قرار دارد ، چگونه مناسب هستند و کدام انتخاب های مناسب برای شرکت های آنها در این مرحله است.
در قسمت بعدی ، ما یک چک لیست فناوری در مشاغل کوچک تهیه کرده ایم که شامل محصولات و سوالاتی است که برای هر دسته باید در نظر گرفته شود. ما امیدواریم که این ابزار مفیدی برای راه اندازی یا مقیاس بندی کسب و کار شما باشد.
شبکه / اتصال اینترنت ، شبکه محلی / شبکه گسترده
انتخاب خدمات شبکه ای قابل اطمینان ، ایمن و با کارایی بالا برای موفقیت بسیار مهم است. هیچ چیز بهره وری را سریعتر از خرابی یا ازدحام شبکه از بین نمی برد و ناتوانی در پاسخگویی به نیازهای مشتریان و مشتریان احتمالی در زمان واقعی می تواند منجر به از دست دادن درآمد شود.
مواردی که هنگام انتخاب شبکه باید در نظر بگیرید شامل موارد زیر است
- به چه سرعتی به دسترسی و اتصال نیاز دارید ؟
- به طور کلی ، شبکه شما چقدر به داده نیاز دارد؟
- چند کارمند خواهید داشت و شبکه آنها چه نیازهایی باید داشته باشد؟
- عملکرد شبکه در قبال عملکرد کارکنان شما چقدر اهمیت دارد؟
- آیا در خانه یا محل کار خود به اینترنت بی سیم نیاز دارید؟ با چه ظرفیتی؟
- آیا به دسترسی ایمن و از راه دور و یا شبکه دسترسی VPN نیاز دارید؟
- آیا برای اهداف خود ، شبکه خصوصی و خدمات نقطه به نقطه نیاز دارید؟
- آیا به مرکز داده و مرکز جمع آوری متصل می شوید؟
- آیا برای اطمینان از حداکثر زمان استفاده از اینترنت نیاز به افزونگی شبکه دارید؟
- آیا کارکنان شما به اینترنت تلفن همراه نیاز دارند؟
چک لیست فناوری در مشاغل کوچک و سیستم تلفن
حتی با افزایش استفاده از روش های متناوب ارتباطات از طریق ایمیل ، پیام های متنی و شبکه های اجتماعی ، مشاغل همچنان در آینده ای نزدیک به یک سیستم تلفن قابل اعتماد نیاز خواهند داشت. یک سیستم تلفن می تواند منجر به یک تجربه مثبت یا منفی از نام تجاری شود. بینش ارزشمندی را از طریق گزارش دهی ، مسیر جستجوی گروه ها و تلفن های همراه و موارد دیگر ارائه دهد. بسته به انتخاب شما ، تفاوت های قابل توجهی در هزینه و محدودیت های مقیاس پذیری نیز وجود دارد. به این دلایل ، مهم است که مشاغل یک سیستم تلفن را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد.
کدام سیستم برای شما مناسب است: PBX سنتی ، PBX/VoIP میزبان ، PBX/VoIP میزبان ابر ، فقط تلفن های شخصی/تلفن همراه؟ موارد زیر را در نظر بگیرید.
- به چند کاربر و خطوط تجاری و گوشی نیاز دارید؟ به افزونه نیاز دارید؟
- آیا زیرساخت مرکز داده برای اتصال سیستم به آن نیاز خواهید داشت؟
- آیا در صورت فعال بودن سیستم کارمندی برای مدیریت سیستم دارید؟
- آیا یک مرکز تماس خواهید داشت که نیاز به استفاده زیاد دارد؟
- تماسهای بین شهری یا بین المللی شما چقدر خواهد بود؟
- چه ویژگی هایی برای تجارت شما مهم است؟ گروه های هدف ، گزارش ، گزینه های انعطاف پذیر در انتظار ، دسترسی به پست صوتی آنلاین و رابط کاربری
- کیفیت خدمات در خطوط تلفن تجاری شما چقدر اهمیت دارد؟ آپ تایم؟
- آیا از کنفرانس سنتی و یا ویدیویی در ارتباط با سیستم تلفن استفاده می کنید؟
- آیا به تلفن ویا بازدیدکنندگان اتاق کنفرانس نیاز دارید؟
چک لیست فناوری در مشاغل کوچک و نرم افزار
اکثر کسب و کار ها بدون استفاده از چندین نوع نرم افزار متفاوت نمی توانند کار کنند. نرم افزار نه تنها بسیاری از فرایندهای تجاری را آسان تر و کارآمدتر می کند، بلکه آنها را دقیق تر، قابل اطمینان تر و قابل حمل تر می کند. با توجه به مجموعه گسترده ای از نرم افزار، ممکن است مفید باشد که به جنبه های زیر فکر کنید تا تعیین کنید کدام نرم افزار برای شما مفیدتر است.
چه نرم افزار کاربردی برای اداره کسب و کار شما مورد نیاز است؟
- برنامه های کاربردی دفتر
- نرم افزار حسابداری
- نرم افزار CRM و بازاریابی و فروش
- خدمات مشتری/سفارش/مدیریت بلیط
- مدیریت موجودی
- پورتال مشتری/کارمندان
- نرم افزار مجازی سازی
- نرم افزار سرور/پایگاه داده (SQL Server)
- نرم افزار آنتی ویروس
- نرم افزار تخصصی برای صنعت شما
- نرم افزار اشتراک فایل مانند گوگل درایو
- نرم افزار مدیریت پروژه/همکاری
- نرم افزار طراحی گرافیک/فیلم
- نرم افزار توسعه
ملاحظات اضافی نرم افزار شامل موارد زیر است
به کدام نرم افزار سیستم عامل برای تجارت شما مورد نیاز است ؟ Windows ، Macintosh ، مخلوط هر دو ، چیز دیگر؟
آیا نرم افزار را به عنوان سرویس ارائه دهنده در نظر گرفته اید؟ اغلب اوقات این می تواند ارزان تر و مقیاس پذیرتر از نرم افزارهای سنتی باشد.
از هر کدام به چند کاربر نیاز دارید؟
آیا کارمندی برای مدیریت مجوزها/انطباق مجوزها دارید؟
آیا شما نیاز به افزایش تعداد کارکنان در تعداد مجوزهای خریداری شده دارید؟
پست الکترونیک
طبق گزارشی حساب های ایمیل تجاری 929 میلیون صندوق پستی است و “شکل ارتباطی پیشرو در دنیای تجارت” محسوب می شود. مشاغل از ایمیل برای برقراری ارتباط با مشتریان به روشهای مختلف از جمله خدمات به مشتریان ، صورتحساب و بازاریابی استفاده می کنند. آنها از ایمیل برای دریافت صورتحساب از فروشندگان و ارسال ارتباط داخلی با کارکنان استفاده می کنند. ایمیل مقرون به صرفه ترین نوع ارتباط است. به ویژه هنگام تماس با گروه های زیادی از افراد.
توجه به موارد موبوط به ایمیل
- آیا به حساب های ایمیل شرکت نیاز دارید؟ اگر چنین است ، چند عدد؟
- چه اندازه/فضای ذخیره سازی برای ایمیل ها شما نیاز دارید؟
- آیا به ایمیل مبتنی بر ابر مانند Google Apps فکر کرده اید؟
- آیا پرسنلی برای مدیریت سنتی موارد سنتی دارید؟
- آیا میزبانی داخلی ، با استفاده از شخص ثالث یا استفاده از فضای ابری را در نظر گرفته اید؟
- زمان و امنیت ایمیل برای نیازهای تجاری شما چقدر اهمیت دارد؟
- آیا ایمیل را با برنامه های دیگر ادغام می کنید؟
- آیا برای ایمیل های خود به خدمات بایگانی ، پشتیبان گیری و بازیابی نیاز دارید؟
- آیا به قابلیت پیام رسانی فوری نیاز دارید؟
سایت اینترنتی
یک وب سایت حرفه ای ، با جهت یابی آسان و آموزنده یکی از بهترین راه ها برای ایجاد مشروعیت یک تجارت در هر اندازه است. از طرف دیگر ، یک وب سایت ضعیف طراحی شده یا قدیمی یکی از ساده ترین راه ها برای از دست دادن اعتبار نزد مشتریان بالقوه یا موجود است. یک وب سایت نه تنها راهی عالی برای مردم است تا با محصولات و خدمات شما آشنا شوند ، بلکه می تواند یکی از مقرون به صرفه ترین روش ها برای بازاریابی تجارت شما باشد.
امروزه می توان در مورد نیازهای وب سایت خود به موارد زیر فکر کرد
- آیا به یک وب سایت تجاری نیاز دارید؟
- آیا وب سایت شما دارای پایگاه داده مانند WordPress یا سایر سیستم های مدیریت محتوا در پایگاه داده است؟
- آیا تجارت الکترونیک/خرید آنلاین از وب سایت خود ارائه می دهید؟ ضبط داده های حساس دیگر چطور؟
- آیا از وب سایت خود ویدیو ارائه می دهید؟
- آیا به بخش امن/ورود به سیستم وب سایت نیاز دارید؟ گواهی SSL/رمزگذاری؟
- آیا نام دامنه ای دارید که از طریق ثبت کننده خریداری شده است؟
- آیا به خدمات توسعه وب سایت نیاز دارید؟ تعمیر و نگهداری منظم وب سایت؟
- کجا/چگونه وب سایت خود را میزبانی خواهید کرد؟ داخلی ، تجمیع ، میزبانی مدیریت شده ، میزبانی ابری ، میزبانی وب
- آیا وب سایت شما دارای ترافیک قابل توجهی است که بیش از نوع میزبانی برای شما در اولویت قرار میگیرد؟
- آیا برای نیازهای میزبانی خود ابر در نظر گرفته اید یا از میزبانی سنتی استفاده می کنید؟
- آیا به تعادل بار برای کاربران متنوع جغرافیایی ، توسعه وب سایت های زنده نیاز دارید؟
- به چه نوع سرور وب نیاز دارید ؟ لینوکس ، مایکروسافت و غیره؟ به چه نوع مدیریت پنلی نیاز دارید؟
- مدیریت سرور cPanel؟ و یا پلسک ؟
- به روز بودن وب سایت برای کسب و کار شما چقدر اهمیت دارد؟
- تجربه نهایی کاربر با توجه به وب سایت شما (زمان بارگذاری صفحه ، تغییر مسیر ، بارگذاری محتوا) چقدر مهم است؟
- آیا وب سایت خود را به نرم افزارهای دیگری مانند نرم افزار CRM و غیره متصل می کنید؟
- از چه ابزاری برای مدیریت، نگهداری و به روز رسانی وب سایت استفاده خواهید کرد؟
- آیا نیاز به دسترسی FTP به سرور وب دارید؟
سخت افزار
تقریباً همه مشاغل برای عملکرد به سخت افزار متکی هستند. نظرسنجی فناوری فناوری مشاغل کوچک 2013 گزارش داد که 87 درصد از پاسخ دهندگان اظهار داشتند که از رایانه برای مشاغل خود استفاده می کنند. به دلیل هزینه های سرمایه ای لازم برای خرید سخت افزار ، این ممکن است یکی از مهمترین تصمیمات کسب و کار شما باشد.
برخی از ملاحظاتی که باید در مورد عملکرد سخت افزار مورد توجه قرار گیرد شامل موارد زیر است
- آیا سیستم های کامپیوتری مستقل یا با پیکربندی شبکه مورد نیاز است؟
- پلتفرم PC یا MAC؟
- سرویس گیرنده / سرور یا همتا به همتا؟
- با درایوهای Mirrored / Backup پیکربندی شده است؟
- آیا رایانه های رومیزی ابری با گزینه های قدیمی جایگزین شده اند؟ (صرفه جویی در هزینه ، مقیاس بندی بر اساس تقاضا ، کاهش زمان پشتیبانی ، رابط مدیریت آنلاین ، بسیار امن با زمان کارکرد عالی)
- تعداد ایستگاه های کاری برای رایانه های نوت بوک برای پرسنل شما لازم است؟
- آیا به زیرساخت مرکز داده – سرورها ، ذخیره سازی ، سوئیچ ها/روترها ، فایروال ها و سایر وسایل نیاز دارید؟
- آیا زیرساخت ابری یک گزینه است؟ (صرفه جویی در هزینه ، مقیاس در صورت تقاضا ، نیازی به مرکز داده نیست/کارکنان مورد نیاز برای مدیریت سخت افزار یا مرکز داده ، بسیار امن با زمان کار عالی)
- لوازم جانبی مورد نیاز – چاپگر ، دستگاه فکس / اسکنرها ، UPS – منبع تغذیه بدون وقفه ، واحدهای چند منظوره ، محصولات بصری و صوتی؟
- اتاق ویدئو کنفرانس، پروژکتور برای اتاق کنفرانس با صفحه نمایش ، اتصال لپ تاپ به تلویزیون برای ارائه نیاز دارید؟
- آیا دفتر یا کارکنان شما به فناوری تلفن همراه نیاز دارند ؟ نوت بوک ، رایانه لوحی ، تلفن های هوشمند؟
پشتیبان گیری و بازیابی بلایا
از دست دادن تصادفی داده ها می تواند در هر زمان اتفاق بیفتد ، خواه داده ها ناخواسته حذف شوند ، خراب شوند یا به دلیل خرابی سیستم از بین بروند. اگر داده های مهم از بین بروند ، می توانند تأثیر منفی دائمی بر تجارت شما داشته باشند. یک راه ساده برای محافظت در برابر شرایط پیش بینی نشده است.
هنگام تصمیم گیری در مورد پشتیبان گیری از داده های حساس به موارد زیر فکر کنید
- توانایی پشتیبان گیری و بازیابی برخی از پرونده ها/داده ها و سیستم های تجاری چقدر مهم است؟
- برای امنیت داده های خود به چه نوع سیستم پشتیبان نیاز دارید؟
- آیا به استفاده از پشتیبان گیری ابری و بازیابی بلایا فکر کرده اید؟ (صرفه جویی در هزینه ، استقرار و مدیریت آسانتر است و بازیابی سریعتر را تضمین می کند)
- هر چند وقت یکبار و از چه داده هایی پشتیبان گیری می کنید؟
- رسانه پشتیبان را در کجا ذخیره می کنید ؟ مکان خارج از سایت؟
- آیا نیروی مدیریت پشتیبان گیری دارید؟ برای بهبود چطور؟
- آیا نسخه های پشتیبان شما شامل داده های حساس است؟
- آیا داده های شما بر اساس سطح حساسیت و بحرانی تقسیم بندی شده است؟
- آیا اطلاعات و سیستمی دارید که به حفاظت مداوم از داده ها نیاز داشته باشد؟
چک لیست فناوری در مشاغل کوچک در مورد خدمات فناوری اطلاعات و پشتیبانی و برون سپاری
تقاضای متخصصان فناوری اطلاعات بیش از هر زمان دیگری وجود دارد. این امر یافتن کارمند واجد شرایط را دشوارتر می کند. یا استخدام آن هزینه بر است. با این وجود ، به دلیل وابستگی مشاغل به اینترنت ، ایمیل ، نرم افزار و سیستم های سخت افزاری ، داشتن یک متخصص ضروری است که در صورت بروز مشکل ، به او تکیه کنید.
مواردی که در مورد خدمات فناوری اطلاعات باید در نظر بگیرید شامل موارد زیر است
- آیا تعداد سرپرست و یا تیم فناوری اطلاعات داخلی دارید؟ قابلیت های آنها چیست؟
- آیا به برون سپاری فناوری اطلاعات به ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات مدیریت شده فکر کرده اید؟
- آیا به برون سپاری نیازهای راه اندازی فناوری خود به ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات یا مشاور فناوری اطلاعات فکر کرده اید؟
- آیا به این فکر کرده اید که ارائه دهنده سیستم های ابری برای شما می تواند خدمات فناوری اطلاعات و پشتیبانی فناوری اطلاعات را برای ارائه همه چیز در یک سیستم تامین کننده ارائه دهد؟
- چه کسی شبکه شما را پیکربندی و مدیریت می کند؟
- آیا برای اطمینان از حداکثر عملکرد ، باید برنامه تعمیر سرور را وارد کنید؟
- آیا امنیت فیزیکی برای همه سخت افزارها و نرم افزارها (مناطق قفل شده/ممنوعیت دسترسی/دوربین مدار بسته) وجود دارد؟
مدیریت امنیت در شبکه
- چه کسی مدیریت شبکه را بر عهده دارد ؟ کارکنان داخلی یا متخصصان فناوری اطلاعات خارجی؟
- چه کسی مراقب بارگیری به روزرسانی ها و وصله های نرم افزاری است که در شرکت استفاده می شود؟
- چگونه نیازهای پشتیبانی دسکتاپ ، ایستگاه کاری کارکنان و پیمانکاران را برطرف خواهید کرد؟
- سیاست ها و رویه های فناوری اطلاعات شما چیست؟
- چه کسی مسئول ایجاد سیاست های فناوری اطلاعات در مورد قوانین دسترسی و استفاده است؟ استفاده شخصی از اینترنت و پست الکترونیکی ، گذرواژه ها برای دسترسی و تغییر رمزهای عبور به طور منظم بر عهده چه کسی است؟
- آیا به پرسنلی نیاز دارید که به درستی آموزش دیده باشند و تجربه کار با داده های حساس را داشته باشند؟
چک لیست فناوری در مشاغل کوچک در زمینه ایجاد دفتر جدید و یا شعبه جدید در کسب و کار
راه اندازی یک دفتر جدید یک زمان بسیار هیجان انگیز برای یک تجارت است. با این حال ، برخی از جزئیات مهم وجود دارد که هنگام انتخاب مکان جدید خود نباید از آنها غافل شوید.
- چه زیرساخت های موجود در محل دفتر مورد نظر وجود دارد؟
- بررسی کنید تا ببینید (در صورت وجود) چه شرکتهای مخابراتی و ارائه دهندگان خدمات اینترنت در ساختمان موجود است ؟
- بررسی کنید که آن حاملانISP ها چه خدماتی را در محل ساختمان ارائه می دهند (فیبر و غیره). آیا محدودیت هایی در سرعت اتصال به اینترنت وجود دارد که بتواند شما را از انجام ایده آل تجارت باز دارد؟
- بررسی کنید که آیا کابل های تلفن و رایانه موجود است یا خیر. آیا کافی است یا نیاز به کابل کشی اضافی دارید؟
- پریزهای موجود (برق و شبکه) را بررسی کنید. آیا آمپراژ کافی کنتور برق برای کسب و کار شما وجود دارد؟ آیا آنها برای حمایت از نیروی انسانی کوتاه مدت و یا نیازهای تکنولوژیکی و همچنین میان مدت کافی هستند؟ بلند مدت چطور؟
- منبع تغذیه ساختمان را بررسی کنید. آیا سیستم های پشتیبان برای جلوگیری از خرابی کسب و کار در صورت قطع برق اولیه وجود دارد؟
- بررسی کنید که آیا طرح طبقه ای برای چیدمان تجهیزات اداری وجود دارد یا خیر.
- بررسی کنید که آیا محرومیت از دسترسی به کلیدی وجود دارد و کلید ها از کدام درها محافظت می کنند. آیا این نیازهای امنیتی شما را برآورده می کند؟
- در صورت نیاز به نصب سخت افزار در نقطه ای ، سرورها ، شبکه ، سیستم های تلفن ، فایروال ها ، روترها و غیره ، وضعیت مرکز داده در محل را بررسی کنید.
- آیا مرکز داده مناسبی در محل وجود دارد که بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید؟ آیا دفتر خاصی در دفتر شما وجود دارد؟ آیا حریم خصوصی را تأمین می کند؟ آیا به درستی خنک می شود یا تغذیه می شود؟
این مقاله فقط برای افزایش آگاهی و راهنمایی های عمومی تهیه شده است و مشاوره کاری یا حرفه ای نیست. شما نباید به اطلاعات مندرج در این مقاله بدون کسب مشاوره تخصصی خاص عمل کنید. جهت انجام مشاوره با کارشناسان خبره تماس حاصل کنید و یا در صورت تمایل برای ارتباط با کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس اینجا کلیک کنید.